Den Abiball richtig Planen. Tipps und Wegweiser aus der Praxis für den gelungenen Abiball

Den Abiball richtig planen: An all diejenigen, die gerade verzweifelt versuchen den Abiball und alles was dazu gehört “ganz nebenbei” auf die Beine zu stellen:

Ich habe dieses Jahr Abi gemacht und bin heilfroh, dass der Abiball und die Abientlassung gut über die Bühne gegangen sind. Im Folgenden berichte ich euch, wie ich das “Großprojekt” Abiball geplant, selbst gefeiert und schmerzfrei hinter mich gebracht habe.

Für alle die noch etwas mehr Zeit haben: Lasst euch vom Abiball eurer Vorgänger und von Abibällen anderer Schulen inspirieren. Seit als Helfer oder Gäste dabei – so sammelt ihr nicht nur Ideen, sondern seht auch was ihr besser machen wollt und auf was ihr besonders achten wollt.

Zu Beginn haben wir ein Komitee aufgestellt,

dass für die Planung, Organisation und die Durchführung des Balls und der Entlassung zuständig war. Das Komitee stand in engem Kontakt mit dem Finanzkomitee um sicher zu gehen, dass das Budget nicht gesprengt wird.

Innerhalb des Abiball-Komitees gab es verschiedene Themen, um die sich gekümmert werden musste;

• Location
• Band
• Moderation
• Catering
• Fotograf
• Dekoration
• Programm.

Eigentlich war für jedes Thema immer ein Hauptverantwortlicher sowie diverse Helfer als Unterstützung vorgesehen. Im Endeffekt haben wir uns allerdings nur zu zweit um alles gekümmert…

Es ist wichtig, dass einer den “Vorsitz” hat

und den Überblick behält. Mindestens genauso wichtig ist es aber auch, dass der “Vorsitzende” am Ende, nicht allein vor der riesen Aufgabe steht. (Ich spreche aus Erfahrung ;))

Als erste Amtshandlung haben wir uns überlegt was für eine Art Ball wir haben wollen

(Catering ja/nein, Motto ja/nein, eher viel Programm/offener Abend etc.). Anschließend haben wir uns überlegt, welche Location zu unserem Ball passen könnte, bezahlbar ist und alle, für uns nötigen, Vorraussetzungen erfüllt. Ihr solltet das so früh wie möglich entscheiden, da die schönsten Locations an den fraglichen Terminen schnell ausgebucht sind..

Außerdem:

fangt so früh wie möglich mit Geldsammelaktionen wie Spendenläufen oder Catering bei Schulevents (Tag der offenen Tür z.B) etc. an.

Je größer das Budget – desto leichter ist die Planung!

Um die Planung zu vereinfachen, haben wir uns innerhalb des Komitees anfangs alle 2-3 Wochen und später jede Woche in einer Mittagspause getroffen um Aufgaben zu verteilen, Probleme anzusprechen und auch alle an ihre Aufgaben zu erinnern 😉

Wenn die Location gebucht ist,

solltet ihr über eine “Besichtigung” nachdenken, da ihr euch so am Besten ein Bild machen könnt, was machbar/umsetzbar ist, was dringend notwendig ist und was vielleicht aus Platzgründen nicht möglich ist.

Nehmt rechtzeitig Kontakt zum Abiball Fotografen auf…

Da ein guter Abiball Fotograf, eine klasse Band und ein leckeres Catering leider auch schnell ausgebucht sind, waren das die nächsten Punkte auf unserer Organisationsagenda.
Hier solltet ihr euch unbedingt Angebote von mehreren Anbietern einholen und euch mal nach Empfehlungen und Erfahrungsberichten aus eurem Umkreis umhören.

Steckt den Umfang ab.

Der Caterer und die Location brauchen frühstmöglich genaue Angaben zur Gästeanzahl. Macht daher also am Besten eine Abfrage in eurem Jahrgang wieviel Karten jeder einzelner Schüler ungefähr kaufen wird, so könnt ihr auch viel besser kalkulieren und Ausgaben für Deko und Programm abstimmen.

Setzt euch bei der Planung ein Preislimit

für die Karten damit auch jemand mit einer großen Familie, ohne einen Kredit aufnehmen zu müssen, teilnehmen kann. Arbeitet diesbezüglich evtl. mit der Schulleitung oder erfahrenen Lehrern zusammen, die schon mehrere Abibälle mitgemacht haben und euch mit wertvollen Erfahrungswerten unterstützen können.

Wir wollten alle Vorbereitungen bis zum letzten Schultag VOR den Abiklausuren abgeschlossen haben.

Letztendlich hat das natürlich nicht geklappt, also mussten einige wenige neben den Klausuren auch noch planen, organisieren und jede Menge Verantwortung übernehmen. Jedem der sich engagieren will rate ich: Beendet die Planung bevor ihr in die Abiphase geht! Dann habt ihr nicht nur einen ruhigeren Schlaf während eurer Vorbereitungszeit, sondern vor allem einen freien Kopf für den Lernstoff!

Wenn es dann soweit ist

und der Tag eures Abiballs gekommen ist, solltet ihr die Aufgaben, die es an dem Abend noch zu erledigen gibt, unter euch aufteilen. Schön ist es immer, der Band/dem DJ und dem Fotografen ein Budget zur Verfügung zu stellen, von dem sie sich mit Essen und Trinken an dem Abend versorgen können.

Ein Tipp zum Abschluss:

Plant einen finanziellen Puffer ein. Wie sich dieses Jahr gezeigt hat, versteckt sich bei dem ein oder anderen Kostenvoranschlag gerne mal die Mehrwertsteuer , die dann erst in der Abschlussrechnung fällig wird 😉

Ich hoffe, ich konnte euch bei der Vorbereitung zum Abiball oder zum Abschlussball etwas weiter helfen. Natürlich kann dies kein umfassender Abiball Rategeber werden. Aber für einige Tipps wäre ich vor der Abiballplanung dankbar gewesen.

Viele Grüße,

eure B

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